Bernas.id- S alah satu penyebab rapat tidak efektif, dikarenakan tindak lanjut dari hasil pertemuan tersebut tidak diekseksusi. Penyebab utamanya, jika tidak ada notulen rapat atau isi dari notulen tersebut tidak dipahami oleh peserta. Bagaimana mau eksekusi, jika apa yang mau dikerjakannya saja sudah lupa.
Langkah pertama, agar tindak lanjut rapat jadi efektif, yaitu harus buat notulen rapat. Bagaimana format notulen yang memenuhi persyaratan?
Dalam notulen rapat sederhana perlu dicantumkan informasi sebagai berikut:
1. Keberlangsungan rapat;
Dalam notulen rapat tersebut harus dituliskan topik rapat, kapan, jam berapa, tempat rapat tersebut berlangsung. Kemudian dicantumkan pula nama peserta yang hadir (termasuk email address dan nomor handphone) pada rapat tersebut beserta unit kerjanya. Disampaing itu, lampirkan absensi peserta rapat pada notulen rapat. Hal ini sebagai bukti kehadiran. Tidak kalah pentingnya mencantumkan nama pimpinan rapat dan pembuat risalah rapat.
Informasi-informasi di atas dibutuhkan, pada saat adanya konfirmasi terkait isi rapat yang mungkin kurang jelas atau kurang lengkap.
2. Isi rapat;
Dalam membuat isi risalah rapat, peran notulis atau pembuat risalah rapat sangatlah penting. Oleh karenanya, yang ditugaskan untuk membuat risalah rapat tersebut, harus menguasai permasalahan yang terjadi dan juga mempunyai kemampuan untuk membuat ringkasan permasalahan .
Sebaiknya dalam membuat risalah rapat ini untuk rapat yang cukup pelik dan rumit agar isi rapat tersebut direkam. Tentunya dengan sepengetahuan semua peserta rapat. Hal ini untuk menghindari terjadinya pembahasan dan kesepakatan yang tidak tercatat.
- Pembahasan dan kesepakatan
- Tindak lanjut
- Penanggung jawab
- Target penyelesaian
3. Penutup Notulen.
Dalam penutup notulen sebaiknya disebutkan rencana pertemuan berikutnya, untuk membahas tindak lanjut yang diperkirakan belum dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan. Selain itu, dalam penutup notulen diisi dengan tandatangan dari pimpinan rapat dan notulis.
Langkah kedua, pimpinan rapat melakukan monitoring atas notulen rapat dan memastikan semua tindak lanjut dapat dieksekusi, dengan cara sebagai berikut :
1. Memastikan bahwa isi notulen rapat dipahami oleh semua penanggung jawab baik dari sisi tindak lanjutnya maupun targetnya. Apabila ada yang kurang jelas, segera dilakukan konfirmasi kepada notulis dan peserta rapat yang hadir.
2. Memastikan bahwa penanggun jawab dapat melaksanakan tugasnya. Apabila ada kesulitan maka pimpinan rapat dapat melakukan koordinasi dengan pimpinan penanggung jawab tersebut.
Bila kedua langkah ini dapat diimplementasikan dalam perusahaan, dipastikan semua permasalahan dapat diselesaikan sesuai kesepakatan bersama. Dan rapat akan tetap efektif.
