Bernas.id – Tahukah Anda proses yang terjadi dalam suatu bisnis merupakan hasil dari sinergi tiap tiap fungsi bagian secara menyuluruh? Bagaikan mata rantai proses yang terjadi harus dipastikan berjalan lancar dan tidak boleh terputus. Monitoring dilakukan mulai dari awal penawaran, pengecekan ketersediaan stock barang hingga proses pengiriman barang ke alamat pelanggan. Untuk memastikan apakah proses bisnis yang Anda lakukan sudah on the track atau belum, diperlukan pengecekan ulang atau monitoring terhadap proses yang ada hingga evaluasi berkala.
Apa perbedaan monitoring dengan evaluasi? Kapan tepatnya harus dilakukukan?
Secara prinsip, monitoring dilakukan ketika kegiatan sedang berlangsung guna memastikan kesesuaian proses dan pencapaian target sesuai dengan rencana atau tidak. Apabila ditemukan penyimpangan atau ketidaksesuaian maka akan segera dibenahi sehingga kegiatan dapat berjalan kembali sesuai rencana dan targetnya. Biasanya hasil dari monitoring proses dapat dijadikan input bagi kepentingan proses selanjutnya.
Sedikit berbeda dengan monitoring, evaluasi biasanya dilakukan pada akhir kegiatan, bertujuan untuk mengetahui hasil dan pencapaian akhir dari kegiatan atau program tertentu yang kita jalankan. Hasil evaluasi ini bermanfaat sebagai gambaran yang bisa kita jadikan catatan jika kita hendak melakukan program yang sama dikemudian hari. Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah suatu program mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak. Evaluasi biasanya lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output).
Lalu seberapa penting monitoring proses dalam aktivitas bisnis Anda? Berikut adalah fungsi monitoring bagi bisnis:
1. Fungsi Compliance
Fungsi ini merupakan tolak ukur apakah proses yang kita lakukan sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku. Standart Operation dan prosedur ibarat rambu lalu lintas yang mengatur laju kendaraan agar tidak terjadi kekacauan dan tetap berurutan.
2. Fungsi Pemeriksaan
Fungsi ini lebih familier bagi pelaku bisnis, bertujuan untuk memastikan produk yang dibeli tersampaikan ke tangan pelanggan atau program marketing yang ditawarkan benar benar diterima dan dirasakan oleh pelanggan. Pemeriksaan juga dilakukan untuk memastikan transaksi keuangan berjalan lancar agar customer experience pelanggan tetap terjaga. Intinya fungsi ini mengharuskan kita melakukan pengecekan ulang setelah aktifitas bisnis yang kita lakukan secara keseluruhan, bukan hanya satu atau dua bagian saja.
3. Fungsi Analisa Kegiatan
Setiap promo marketing atau aktivitas yang diterapkan dalam suatu bisnis, tidak bisa dilakukan secara serampangan begitu saja, harus dipikirkan akibat baik secara materi maupun non materi. Lakukan pencatatan secara menyeluruh terhadap semua proses yang agar bisa kita lakukan analisa. Nah hasil analisa inilah yang nantinya memberikan gambaran apakah proses yang dijalankan sudah sesuai dan mendukung pencapaian target bisnis atau belum.
4. Fungsi Penjelasan
Fungsi monitoring ini menghasilkan informasi yang membantu menjelaskan bagaimana akibatnya pengambilan kebijakan atau Standart Operation. Selain itu dengan monitoring kita bisa lebih paham mengapa antara perencanaan bisnis dan pelaksanaannya tidak sesuai.
Tercapainya customer experience merupakan akhir dari pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap proses bisnis. Selain proses bisnis yang kita monitor, hal penting lainnya adalah monitoring terhadap system penunjang seperti website atau aplikasi toko online kita. Pastikan promo dan harga yang tertera masih valid atau belum expired. Pastikan juga akses monitor pembayaran dan tanda terima berjalan baik agar tidak terjadi kesalahpahaman dengan pelanggan.
