YOGYAKARTA, HarianBernas.com — Tanggal 18 Mei ditetapkan sebagai Hari Kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemerintah Kota Yogyakarta mengaku, menaruh perhatian yang sangat tinggi pada bidang kearsipan.
Penjabat (PJ) Walikota Yogyakarta, Sulistiyo mengatakan, semua orang mengetahui betapa pentingnya arsip bagi keberlangsungan hidup organisasi. “Arsip bagaikan dua sisi mata uang satu sisi apabila dimanfaatkan dalam koridor yang benar dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan pengambilan keputusan,” katanya di Yogyakarta, Rabu (17/5).
Sulistiyo melanjutkan, di sisi lain, dapat dimanfaatkan untuk tujuan negatif oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Oleh karenanya, kata dia, arsip harus dikelola secara professional oleh orang yang bertanggungjawab.
Pada kesempatan tersebut, Pemkot memberi penghargaan kepada Pengelolaan Arsip Antar OPD Se-Kota Yogyakarta. Penghargaan diberikan bagi OPD yang telah melakukan pengelolaan arsipnya dengan baik sesuai tata kelola kearsipan yang berlaku.
“Kami berharap, pemberian penghargaan ini dapat menjadi inspirasi bagi OPD lainnya sehingga mereka juga mampu mengelola arsipnya dengan baik,” ujar Sulistoyo.
Diketahui, para pemenang dibagi dalam enam kategori lomba, di antaranya kategori unit kerja eselon II terbaik pertama hingga ketiga diraih Dinas Penanaman Modal dan Perizinan, BKPP dan Dindukcapil, Kategori unit kerja eselon III terbaik pertama hingga ketiga diraih BagianUmum, Bagian Tata Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat, dan Bagian P3ADK. Kategori Kecamatan diraih Kotagede, Ngampilan, dan Gedongtengen. Kategori Kelurahan diraih Ngupasan, Wirogunan, dan Kotabaru, Kategori Puskesmas diraih Puskesmas Jetis, Kotagede I dan Gondomanan. Sedangkan, untuk kategori sekolahdan UPT diraih SMPN 8 Yogyakarta, UPT Budi Dharma, dan UPT TK/SD wilayah utara.
Hingga tahun 2017 ini, telah banyak capaian dan prestasi bidang kearsipan yang diraih oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Setelah berhasil mendapatkan Anugerah Arsip Award 2016, dan masuk dalam jajaran Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terbaik tingkat nasional, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta terus berbenah untuk menghasilkan kinerja terbaiknya.
Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Wahyu Hendratmoko, mengatakan, dalam rangka melaksanakan amanat perundang-perundangan kearsipan kami telah berhasil menyusun Peraturan Daerah Kota Yogyakarta tentang Penyelenggaraan Kearsipan. “Melalui Perda Kearsipanno 3 tahun 2017 ini diharapkan akan mampu menjamin kepastian hokum dalam penyelenggaraan kearsipan dan mendorong akuntabilitas kinerja instansi di Kota Yogyakarta,” katanya.
Dia menerangkan, pihaknya juga telah berhasil merealisasikan empat inovasi layanan pada awal tahun 2017 ini. Inovasi layanan kearsipan ini di antaranya adalah Rosita (Restorasi Arsip Kita), Arsita (Archive Recovery Sinergy Team) dan Amarta (Arsip Terjaga Milik Keluarga Kita), dan yang terbaru Paramita (Penjagaan Arsip Vital Milik Pemerintah) Rosita memberikan layanan perbaikan arsip kepada instansi pemerintah di lingkungan Pemkot Yogyakarta.
Menurutnya, Organisasi Perangkat Daerah yang memiliki arsip penting dalam keadaan rusak dapat memanfaatkan layanan perbaikan melalui Rosita. “Dengan Rosita kami harapkan ketersediaan arsip yang utuh dan terjaga dapat terkamin,” kata Wahyu.
Wahyu meneruskan, Arsita hadir untuk memberikan bantuan penyelamatan dan pemulihan arsip yang terdampak bencana dengan cara melakukan restorasi. Pelaksanaan Arsita dilakukan dengan koordinasi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Yogyakarta.
Amarta memberikan wawasan masyarakat bagaimana melindungi arsip vital keluarga. Inovasi amarta ini untuk memasyarakatkan arsip pada masyarakat dan mengarsipkan arsip milik masyarakat dengan baik dan benar, yaitu dilakukan melalui alih media.
Sedangkan Paramita, merupakan kegiatan untuk penyelamatan dan perlindungan arsip vital milik pemerintah khususnya arsip asset bidang ekonomi. Kegiatan dilakukan dengan penyerahan duplikat arsip vital (arsip asset bidang ekonomi) milik OPD ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai lembaga kearsipan daerah.
Wahyu menjelaskan, hal tersebut merupakan metode perlindungan arsip vital secara dispersal (penyimpanan secara terpisah), yakni apabila hilang satu, duplikasinya masih ada di tempat lain. “Inovasi layanan tersebut merupakan upaya kami sebagai Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki tanggungjawab untuk meningkatkan kesadaran arsip di kalangan masyarakat Kota Yogyakarta dan juga di instansi internal Pemkot Yogyakarta,” ujarnya.
Dengan demikian, lanjut dia, pihaknya berharap pengelolaan kearsipan menjadi bagian integral dari manajemen pemerintahan. Dirinya juga berharap, sebagai Lembaga Kearsipan Daerah pihaknya berharap agar kinerja di bidang kearsipan ini mampu menjadi daya dukung bagi upaya program pemerintah gerakan nasional sadar tertib arsip.
