Dalam survei yang dilaporkan Industry Week, 2000 manajer mengklaim bahwa setidaknya 30 persen dari waktu pertemuan adalah tidak efektif. Pada survei lainnya, survei Jaringan Pertemuan 3M para eksekutif, 25-50 persen waktu yang dihabiskan orang dalam pertemuan terbuang sia-sia. (sumber : https://www.psychologytoday.com/blog/wired-success/201204/why-meetings-kill-productivity)
Sebelum kita membahas cara penanggulangannya, sebaiknya kita paham terlebih dahulu, rapat itu apa? Mengapa karyawan membutuhkan pertemuan atau rapat dalam pekerjaan sehari-harinya.
Rapat adalah suatu pertemuan karyawan yang dipimpin oleh ketua dan kerap diadakan untuk memecahkan masalah di suatu organisasi, perusahaan, partai ataupun komunitas. Dalam pertemuan tersebut, semua peserta sejogyanya urun rembug agar tujuan rapat tercapai.
Rapat diadakan pada umumnya untuk menyangkut hal-hal sebagai berikut:
– Pemecahan masalah, rapat yang diselenggarakan untuk menemukan pemecahan masalah yang sedang dihadapi
– Penjelasan, rapat yang diselenggarakan dalam rangka penyampaian penjelasan oleh pimpinan kepada peserta rapat
– Perundingan, rapat yang diselenggarakan untuk mencari kesepakatan kedua belah pihak atau lebih
– Kombinasi, rapat yang diselenggarakan dalam rangka pemecahan masalah dan penjelasan atau penjelasan dan perundingan, atau pemecahan masalah dan perundingan.
Rapat bisa saja berjalan tidak efektif. Adapun hal-hal yang tidak efektif itu dikarenakan:
1. Kurang Perencanaan yang Matang
- Rapat mendadak
Apabila rapat mendadak dan yang memanggil rapat adalah para bos. Mau tidak mau, kita harus menghadiri rapat tanpa persiapan apapun. Apalagi bila topiknya tidak dikuasai atau memang bukan bidangnya. Ujung-ujungnya kita lebih banyak sebagai pendengar.
- Agenda rapat
Sejogyanya setiap undangan rapat disertai dengan agenda rapat. Sehingga kita dapat mempersiapkan data yang diperlukan lebih awal. Kemudian rapat pun akan lebih efektif, karena data untuk rapat sudah tersedia.
- Materi rapat
Alangkah baiknya bila materi rapat disampaikan bersamaan dengan undangan. Peserta dapat mempelajari terlebih dahulu. Terutama bila jenis rapat adalah penjelasan. Saat rapat, peserta dapat menanyakan hal-hal yang betul tidak dipahaminya. Rapat seperti ini akan sangat efektif, dan pesan dapat tersampaikan dengan baik.
- Undangan
Bila peserta yang diundang tidak tepat sasaran, khususnya untuk rapat berjenis pemecahan masalah. Maka hal ini, dapat berakibat buruk atau rapatnya dapat tertunda. Mengingat peserta yang diundang bukan ahlinya.
2. Moderator
- Peran moderator dalam suatu rapat sangatlah penting. Rapat dapat dilanjutkan atau diberhentikan, tergantung pada moderator. Jika kehadiran peserta kurang memadai, moderator dapat memutuskan agar rapat diundurkan pada waktu yang ditentukan.
- Dialah yang mengatur ritme irama rapat. Sehingga rapat dapat diselesaikan tepat waktu dan efektif.
- Moderator dapat menyampaikan aturan rapat untuk disepakati bersama. Seperti penggunaan laptop dan hp pada saat rapat. Sehingga proses pembahasan akan berjalan dengan lancar.
3. Pembuatan Notulen
Hal yang tidak kalah pentingnya adalah pembuatan notulen rapat atau risalah rapat. Rapat serapi apapun akan jadi sia-sia bila tidak ada risalah rapat. Apalagi bila dalam rapat tersebut diputuskan banyak hal.
Untuk rapat yang dilaksanakan secara rutin terutama yang berifat monitoring, risalah rapat ini sangat penting. Contoh bila rapat diselenggarakan setiap minggu, maka fungsi risalah rapat adalah mengingatkan kembali apakah kesepakatan di minggu lalu sudah dilaksanakan atau tertunda dikarenakan terdapat beberapa hambatan. Dengan demikian, peserta rapat selalu serius untuk menyelesaikan kesepakatan sesuai dengan target yang ditetapkan bersama.
4. Monitoring Tindak Lanjut Rapat
Paling penting dari kegiatan rapat adalah monitoring tindak lanjut rapat. Sehingga hasil rapat atau kesepakatan bersama dapat diselesaikan tepat waktu. Banyak yang dialami, hasil risalah rapat tidak termonitor. Sehingga, tidak ada eksekusi atas kesepakatan yang telah dibuat. Akhirnya masalah sering muncul kembali karena akar permasalahannya tidak diselesaikan dengan tuntas.
