Kemungkinan terburuk bisa saja terjadi pada kita di tempat kerja, dalam bentuk apa pun dan kapan pun waktunya. Misalnya bencana dalam bentuk gempa bumi, tsunami, kebakaran besar, kecelakaan pesawat terbang, banjir, dan lain-lain. Tentu hal tersebut bukanlah keinginan kita, tetapi sekadar kemungkinan yang berpotensi terjadi. Kita semua tentunya tidak ada yang bisa memperkirakan kejadian satu menit kemudian, bukan?
Saat sebuah kemungkinan terburuk mesti terjadi, yang menjadi pertanyaan besar bagi kita adalah, apakah perusahaan yang menjadi tempat kita bernaung sudah mempersiapkan solusi yang terbaik? Apakah perusahaan kita sudah membuat back-up data-data penting, mengamankan aset yang berharga, dan menyimpan informasi bernilai besar?
Untuk itulah kita membutuhkan bagaimana cara untuk membuat daftar inventaris. Bisa jadi hal ini terdengar kurang penting dan terkesan sepele. Namun, inisiatif kecil ini dapat menolong perusahaan untuk menyelamatkan kembali aset-aset yang ada di dalam kantor Anda. Dengan demikian, perusahaan dapat menerima jaminan asuransi dan mengklaimnya secara komprehensif dan lengkap.
Untuk membuat daftar inventaris yang baik dan benar, Anda dapat melakukannya dengan beberapa langkah sebagai berikut.
1. Membuat Dua Rangkap Daftar Inventaris Kantor
Untuk menyelamatkan aset-aset kantor sebagai bentuk kewaspadaan, Anda dapat melakukannya dengan membuat dua rangkap dokumen daftar inventaris kantor. Bila kehilangan salah satunya, setidaknya Anda dapat berjaga-jaga karena menyimpan salinan yang lain. Selain itu, Anda bisa juga menyimpan soft file-nya di USB atau hard disk, dengan demikian, data penting Anda dapat ter-back up dengan baik. Anda pun akan dipermudah untuk mengurus proses dokumentasi atau administrasi saat terjadi kemungkinan terburuk.
Baca juga: Inspirasi Desain Kantor Minimalis dan Modern
2. Memperbaharui Daftar Inventaris Kantor
Langkah selanjutnya untuk mengamankan aset-aset kantor yaitu dengan memperbaharui daftar inventaris kantor. Seperti yang kita ketahui, inventaris perusahaan akan terus berubah, hal tersebut kita ibaratkan dokumen yang hidup. Oleh sebab itu, pembaharuan perlu kita lakukan dalam waktu yang telah ditentukan. Dengan demikian kita sudah mengambil langkah lebih maju.
3. Membuat Dokumentasi dan Bukti Inventaris
Satu hal yang dapat kita gunakan dengan perangkat teknologi yang dimiliki setiap orang adalah pendokumentasian. Dengan melakukan dokumentasi terhadap aset-aset perusahaan, kita akan memperkuat posisi perusahaan saat membuat klaim terhadap benda-benda tersebut.
4. Membuat Kategorisasi
Langkah terakhir yaitu dengan mengelompokkan data berdasarkan kategorinya. Hal ini akan membantu perusahaan. Seperti contoh, Anda dapat membaginya dalam kategori perabotan kantor dan sekian aksesorisnya seperti kursi, meja, buku, lampu, kertas, dokumen, dan tempat sampah. Kemudian kategori peralatan elektronik seperti mesin fotokopi, printer, mesin faks, sound system, dan telepon kabel. Selanjutnya persediaan ritel jika perusahaan Anda bergerak di bidang ritel.
Dalam pembuatan daftar inventaris kantor tidak akan menghabiskan waktu Anda sebab hanya membutuhkan waktu yang singkat. Hal tersebut dapat terjadi jika perusahaan Anda menempatkan setiap orang pada posisi yang tepat dan bergerak dengan perangkat teknolohi yang sesuai. Dengan demikian, perusahaan Anda akan lebih mudah melakukan valuasi aset dan klaim asuransi jika daftar inventaris selesai dibuat.
Baca juga: Ingin Kinerja Karyawan Efektif? Kenali Dulu Faktor yang Mempengaruhi
Demikianlah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk menyelamatkan inventaris kantor. Untuk teknis pembuatan inventarisasi, Anda dapat membuatnya dengan aplikasi-aplikasi yang tersedia. Dengan begitu, Anda sudah mengambil langkah tepat untuk menanggulangi kemungkinan terburuk yang sudah dijelaskan di awal artikel ini. Selamat mencoba!
