HarianBernas.com – Momentum efektivitas pelayanan sebuah institusi Rumah Sakit (RS) dan Fasilitas Kesehatan (Faskes) sangat bergantung pada bagaimana efektivitas blueprint atau cetak biru yang digunakan. Kematangan blueprint tersebut itu dapat dilihat pada bagaimana kualitas perencanaan awalnya.
Tidak sedikit blueprint RS dan Faskes yang dibuat tidak melalui proses perencanaan yang matang atau melalui proses perencanaan yang kurang berkualitas sehingga setelah berdiri perjalanan operasional RS dan Faskes tersebut terseok-seok (baca: menggunakan gaya bebas).
Rumah sakit yang efektif membutuhkan manajemen SDM yang solid. Dengan Sertifikasi Manajer SDM, seorang pemimpin dapat mengembangkan strategi pengelolaan tenaga kerja yang lebih efisien, memastikan rumah sakit berjalan optimal dengan tim yang profesional.
Kendala terbanyak biasanya para owner baik dari kalangan swasta maupun pemerintah sering menganggap remeh apek perencanaan, dimana perencaaan dibuat hanya untuk memenuhi dan mendapatkan izin prinsip. Selebihnya dianggap sebagai penghamburan biaya yang tidak perlu dan lebih baik digunakan untuk menambah infrastruktur.
Selain itu, aplikasi alur tahapan pendirian dan pengembangan yang tidak konsisten juga menambah daftar ketidakefektifan RS dan Faskes.
Blueprint ini dapat bersifat sebagai panduan teknis dalam setiap tahapan yang harus dilakukan. Sebuah blueprint yang baik haruslah memenuhi aspek dari siklus manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, pengevaluasian, dan seterusnya menuju kepada siklus manajemen kembali.
Blueprint Pendirian dan Pengembangan RS dan Faskes:
1. Membentuk tim manajemen proyek RS dan Faskes
Pada tahap pertama ini tim manajemen proyek dapat dibentuk oleh owner dengan berisi para SDM yang memahami aspek prinsip dan teknis RS dan Faskes seperti ahli manajemen RS, ahli kesehatan masyarakat, ahli ekonomi, dan ahli medis RS.
Tahap ini secara prinsip membahas tentang arah pendirian RS dan Faskes berupa status kelembagaan, misi pelayanan serta konseptual dasar lainnya.
2. Melaksanakan studi awal
Pada tahap kedua ini, tim manajemen proyek RS selanjutnya menjabarkan konsep dasar prinsip pendirian kearah yang lebih teknis yaitu dengan melakukan studi atau kajian awal berupa studi kelayakan, rencana induk dan amdal/UKL-UPL.
Tujuannya adalah untuk mengetahui peta kondisi peluang, ancaman, kekuatan dan kelemahan terhadap rencana pendirian RS dan Faskes. Selain itu pembuatan dokumen studi awal tersebut juga diarahkan untuk mendapatkan izin prinsip dari otoritas terkait, tetapi secara primer studi awal adalah untuk mengkaji kondisi sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan (Permenkes No. 56 Tahun 2014 tentang Klasifikasi & Perizinan RS).
Pembuatan studi awal ini dapat dikerjakan secara outsource sehingga tim manajemen proyek dapat focus pada rangkaian tahapan blueprint ini.
Studi Serta Tahapan Pekerjaan Perencanaan
Studi Kelayakan
Dapat juga disebut feasibility study, yaitu suatu kajian awal tentang penganalisaan karakteristik demand yang ada terkait jenis dan jumlah tingkat permintaan layanan kesehatan.
Dapat dilihat dari berbagai aspek eksternal seperti tingkat demografi, sosial, epidemiologi dst (demand analysis) untuk kemudian dijadikan dasar dalam menyediakan sumber daya terkait pelayanan sesuai demand tersebut (supply analysis), yang selanjutnya diterjemahkan dalam perhitungan analisa keuangan untuk mendapatkan prediksi tingkat return yang dihasilkan.
Studi kelayakan harus dilakukan oleh tim yang memiliki pengalaman dalam pendirian maupun pengembangan RS dan Faskes dengan latar belakang pendidikan manajemen RS karena kajian ini harus memberikan rekomendasi teknis tentang kelayakan lingkungan dan keuangan terhadap rencana pendirian RS dan Faskes.
Rencana Induk, atau master plan
yaitu suatu studi yang beririsan dan kelanjutan dari studi kelayakan dimana hasil dari demand analysis tersebut pada studi kelayakan tersebut dijabarkan dalam bentuk perencanaan maupun program tata ruang, bangunan serta aset.
Hal ini penting untuk mengetahui gambaran rencana utilitas, rencana alur, rencana kapasitas sumberdaya fisik atau aset dst. Rencana induk ini dapat dilengkapi dengan gambar site plan agar terbentuk portofolio global dari bangunan RS dan Faskes yang akan didirikan.
Studi ini dapat dilakukan oleh tim yang tergabung dalam studi kelayakan ditambah dengan ahli yang berlatar belakang engineering untuk bangunan RS dan Faskes.
Amdal/ UKL-UPL
yaitu suatu studi yang menitikberatkan kepada pengelolaan dan pemantauan aspek lingkungan agar operasional RS dan Faskes nanti tidak memberikan dampak yang membahayakan bagi lingkungan sekitar seperti aspek pengaruh rona lingkungan terhadap bangunan, kelola limbah cair dan padat, kelola limbah medis dan non medis, pengelolaan tingkat kebisingan dan seterusnya.
Uji laboratorium terkait dengan kesehatan lingkungan perlu dilakukan dalam studi ini agar keberadaan RS dan Faskes dapat memberikan environmental safety yang baik. Studi ini dapat dilakukan oleh tim yang berlatar belakang kesehatan lingkungan dan bekerja sama dengan tim studi sebelumnya.
Detail Engineering Design (DED)
Tahapan selanjutnya adalah tahap pembuatan DED yaitu membuat rencana detail arsitektur, struktur, mekanikal elektrikal bangunan RS dan Faskes beserta bahan yang akan digunakan, penyesuaian bangunan dengan peralatan dst.
Dokumen ini akan menjadi pedoman teknis bagi pembangunan konstruksi fisik RS dan Faskes. Kegiatan ini dapat dilakukan oleh tim engineering yang berlatar belakang arsitektural, struktural, electrical dalam pendirian RS dan Faskes serta bekerja sama dengan tim studi lainnya.
Konstruksi dan Manajemen Konstruksi
yaitu tahapan merealisasi konstruksi sebagaimana yang digambarkan secara detail pada DED. Ini tahapan yang cukup krusial karena merupakan peralihan dari perencanaan ke pendirian, sehingga harus didukung oleh manajemen konstruksi yang tepat.
Tahapan ini memerlukan waktu yang cukup panjang. Manajemen konstruksi harus memainkan fungsi monitoring dan controlling yang efektif agar realisasi dapat sesuai dengan perencanaan. Kegiatan konstruksi dapat dilakukan oleh kontraktor yang pengerjaannya disupervisi oleh tim manajemen konstruksi yang bekerja sama dengan tim studi lainnya.
Instalasi Alat Medis dan Non Medis
Paralel dengan kegiatan konstruksi, tahapan selanjutnya adalah pengadaan dan penginstalasian peralatan baik medis dan non medis yang aplikasinya disesuaikan dengan tata letak dan bentuk bangunannya sesuai pada gambar detail yang telah dihasilkan. Kegiatan ini dapat dilakukan oleh tim pengadaan peralatan medik dan non medik yang bekerja sama dengan tim manajemen proyek.
Semua rangkaian studi dan kegiatan tersebut secara teknis harus diinisiasi dan dikoordinasi oleh tim manajemen proyek dengan tim teknis lainnya terkait dengan siapa yang melakukan, kapan, bagaimana serta berapa kebutuhan sumber dayanya.
3. Membentuk Tim Manajemen RS dan Faskes.
Untuk tahap ketiga adalah tahap dimana owner dan tim manajemen proyek membentuk tim Manajemen RS untuk persiapan operasional RS dan Faskes. Segala perizinan yang terkait dengan operasional RS dan Faskes sudah harus dilakukan pada tahap ini.
Perizinan dapat mengacu pada Permenkes No. 56 Tahun 2014 Tentang Klasifikasi dan Perizinan RS serta kebijakan izin operasional lainnya. Tahap ketiga ini adalah tahapan peralihan antara kegiatan perencanaan dan operasional. Tim manajemen RS yang dibentuk memiliki serangkaian kegiatan strategis, yaitu menyusun dan melakukan:
Rencana strategi yaitu penjabaran detail dari studi kelayakan yang ada serta penyesuaian-penyesuaian terhadap data-data terbaru untuk digunakan sebagai basis asumsi dan penentuan target selama 5 tahun pertama. Rencana strategi tesebut adalah beris
i. Visi, misi, nilai, strategi yang digunakan
ii. Rencana operasional
iii. Rencana manajemen SDM terkait rekrutmen hingga pemutusan hubungan kerja
iv. Rencana logistic terkait obat-obatan dan bahan habis pakai
v. Rencana sistem informasi dan prosedur pelayanan
vi. Rencana biaya pelayanan
vii. Rencana pendapatan operasional
Dokumen Rencana Strategi
a) dokumen bisnis plan yaitu untuk penjabaran target kegiatan yang dikaitkan dengan rencana dan tingkat pengembalian biaya,
b) dokumen standar pelayanan, yang mengacu pada penetapan key performance indicator masing-masing unit,
c) dokumen hospital & medical staff by law yang memuat tentang aturan dan tata tertib internal RS dan Faskes dan
d) dokumen tata kelola yang berisi tentang aturan manajemen yang terkait dengan pelayanan seperti kebijakan remunerasi, kebijakan manajemen SDM, pengelolaan konflik dan seterusnya.
Sebagai catatan, kajian rencana strategis serta dokumen-dokumen pendukung lainnya lebih baik dan utama dibuat oleh tim manajemen RS sendiri agar penguasaan teritori serta sumber daya untuk pelayanan dapat dipahami dan dikuasasi dengan baik sebagai modal pengetahuan dan pemahaman dalam memberikan pelayanan operasionalnya kepada masyarakat.
Pelayanan Oprasional
- Operasional. Bila semua perizinan operasional yang prinsip telah didapatkan maka RS dan Faskes dapat memulai memberikan pelayanan operasionalnya. Dalam tahap implementasi ini manajemen RS menjalankan operasional layanan sebagaimana yang telah dituangkan dan ditargetkan pada dokumen rencana strategi.
- Monitoring, yaitu menjalankan aspek pengawasan terhadap kesesuaian implementasi dengan perencanaan yang ada. Sangat dibutuhkan keterampilan untuk mensupervisi berbagai kegiatan operasional untuk memastikan agar RS dan Faskes tidak mengalami penyimpangan operasional layanan dan layanan pendukungnya.
- Evaluasi, yaitu mengkaji perjalanan operasional RS dan Faskes dengan cara melakukan pengukuran kinerja. Hal ini adalah untuk mendapatkan peta dimana kondisi RS dan Faskes berada dalam track pencapaian target kinerjanya. Temuan hal-hal yang masih kurang akan menjadi isu utama untuk diperbaiki. Selanjutnya RS dan Faskes siap untuk menjalankan operasional manajemen gelombang kedua berdasarkan hasil evaluasi tersebut.
- Rencana Pengembangan. Dari hasil evaluasi yang dilakukan tentunya akan memberikan gambaran kemampuan RS dan Faskes dalam unjuk kinerjanya. Bila gambaran hasilnya mengalami peningkatan kinerja maka RS dan Faskes perlu merencanakan upaya pengembangan skala organisasi untuk menangkap permintaan pasar yang ada dan terus berkembang. Upaya ini dapat dikaji melalui penyusunan Bisnis Plan yaitu rencana pengembangan bisnis RS dan Faskes.
Blueprint pendirian dan pengembangan RS dan Faskes adalah merupakan siklus organisasi dalam berdiri, bertumbuh dan berkembang. Proses dan tahapan yang benar akan mewujudkan RS dan Faskes menjadi sebuah organisasi yang efektif dan efisien dalam perjalanan operasionalnya.
Pelayanan kesehatan harus menjangkau lebih luas dengan sistem komunikasi yang terpadu. Omni Channel Sales Growth membantu rumah sakit meningkatkan interaksi pasien dengan teknologi digital yang lebih efisien, memastikan layanan lebih cepat dan terkoordinasi.
Bangun Karier di Dunia Teknologi Kesehatan
Rumah sakit modern memerlukan dukungan teknologi yang handal. Di program studi Teknik Informatika Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA), Anda akan belajar membangun dan mengelola sistem digital yang mendukung layanan kesehatan lebih baik dan efisien.
Dengan Beasiswa PBL, Anda bisa kuliah gratis sambil mendapatkan pengalaman kerja, siap terjun ke industri kesehatan dengan bekal yang kuat.
Untuk membangun sistem rumah sakit yang efektif, diperlukan tenaga profesional yang kompeten. Segera daftar di PMB UNMAHA dan kembangkan keterampilan Anda. Informasi lebih lanjut tersedia melalui WhatsApp PMB.
Salam Berdaya Untuk RS dan Fasilitas Kesehatan yang lebih baik
Great Leading Great Managing
Bahan Bacaan
1. Peraturan Menteri Kesehatan No. 56 Tahun 2014 Tentang Klasifikasi Dan Perizinan Rumah Sakit
2. Ginter, Duncan, Swayne, “Strategic Management of Healthcare Organizations”, Jossey Bass, A Wiley Imprint, 2013
3. Pinson, “Anatomy of a Business Plan”, Seventh Edition, OM..IM, 2008
Profil Penulis
Budi Hartono*
*) Penulis adalah seorang Healthcare & Hospital Coach, Health Administration & Policy Consultant, Certified Lecturer dan Executive Trainer. Budi adalah founder dari buttonMED COACHING sebuah lembaga strategis yang berfokus pada empowerment SDM kesehatan serta pionir dalam bidang pengembangan coaching di fasilitas kesehatan dan rumah sakit di Indonesia. Ia memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun dalam area Manajemen Rumah Sakit dan Kesehatan seperti: Pengembangan Organisasi dan Kepemimpinan, Budaya dan Mutu Layanan Kesehatan, Manajemen Keuangan, Unit Cost & Pricing, Ekonomi Kesehatan, Manajemen Strategi serta Administrasi & Kebijakan Kesehatan.
Ia telah bekerja secara intensif dengan mitra strategis di fasilitas dan institusi terkait kesehatan seperti Rumah Sakit (RS), Puskesmas, Dinas Kesehatan dan Kementerian Kesehatan serta di beberapa Kementerian dan Perusahaan lainnya sebagai Instruktur Pelatihan, Peneliti, Konsultan dan Executive Coach. Pada tahun 2011, Ia berhasil mempertahankan disertasinya yang berjudul: ?Pengembangan Model Pengukuran Kinerja RS Dalam Mencapai Misi RS di Indonesia? dan mendapatkan gelar doktor dari FKM UI dengan predikat sangat memuaskan.
Seorang Budi adalah seorang yang memotivasi dan berkapasitas dalam coaching maupun pemberdayaan untuk menjadikan pribadi eksekutif bertumbuh dan berkembang bersama potensi dasarnya dalam sebuah pencapaian prestatif sehingga mereka dapat berkontribusi signifikan dalam mencapai misi dan visi luhur di organisasi manapun mereka berada.
Ia telah memberikan pelatihan dan coaching dihadapan lebih dari 16,000 peserta. Pria yang akrab disapa Budi ini memiliki sertifikasi pada sejumlah professional skill seperti Certified Coach Practitioner, Certified Professional Coach, Associate Certified Coach dari International Coach Federation (ICF) USA, and Certified Lecturer dari Kementerian Pendidikan Tinggi Republik Indonesia. Ia dapat dihubungi melalui WA di 0816-48500-94, email: coachbuton@gmail.com, FB: Budi Hartono Abihanni.
Info Konsultansi, Training & Coaching untuk Empowerment Program SDM dan Organizational Development di Rumah Sakit atau Fasilitas Kesehatan dapat menghubungi Annisah Zahrah, SKM atau Amina di no. 0815-8428-2656 | Kantor no. 7864978.
