Bernas.id – Customer service merupakan salah satu bagian penting dalam perusahaan. Fungsinya yaitu sebagai sumber informasi bagi konsumen yang ingin mengetahui lebih detail mengenai produk yang ditawarkan. Customer service juga memiliki peran sebagai problem solver untuk konsumen jika mendapatkan kendala atau masalah pada produk yang dibelinya.
Melihat fungsinya, profesi ini sarat dengan tantangan. Salah satunya yaitu menghadapi keluhan-keluhan konsumen. Ini adalah profesi yang bermain-main dengan kondisi psikologis, terutama dari sisi customer service yang harus berhadapan langsung dengan konsumen. Bagaimana mengolah emosi pribadi menghadapi emosi konsumen yang kecewa atau memiliki masalah terkait produk yang dibelinya. Tentu tidak mudah, tetapi bukan berarti sulit untuk dilakukan.
Berikut beberapa hal yang dapat dilakukan untuk dapat menjadi customer service yang profesional:
1. Perhatikan Penampilan
Berprofesi sebagai frontliner seperti customer service, menjaga penampilan sangatlah penting, karena kesan pertama yang akan ditangkap oleh konsumen adalah bagaimana tampilan Anda. Menjaga penampilan bagian dari bentuk profesionalitas kerja, juga dalam rangka menjaga nama baik perusahaan. Tampilan Anda adalah citra perusahaan.
Perhatikan penampilan secara keseluruhan, mulai dari tatanan rambut, make up, pakaian, sepatu dan aksesoris yang digunakan, misal seperti anting, cincin, ikat pinggang dan jam tangan. Pastikan semua dalam kondisi baik dan layak pakai.
Penampilan yang terjaga baik dapat menambah kepercayaan diri ketika berhadapan dengan konsumen.
2. Penguasaan Produk
Seorang customer service yang profesional adalah dia yang menguasai pekerjaannya dengan baik, salah satunya yaitu penguasan produk.
Ketika konsumen tertarik dengan suatu produk dan ingin mencari informasi lebih tentang produk tersebut, yang pertama akan ia hubungi adalah customer service. Meski Anda bukan seorang sales person, tetapi informasi mengenai produk yang ditawarkan harus Anda kuasai, sehingga setiap kebutuhan atau permasalahan yang dihadapi konsumen dapat disampaikan dengan baik.
Dengan penguasaan produk, Anda dapat menginformasikan pada konsumen apa kelebihan-kelebihan produk yang dimiliki oleh perusahaan dibanding produk serupa lainnya di pasaran. Hal ini bisa mendorong kepercayaan konsumen terhadap produk yang dipilihnya.
Tunjukan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan secara jujur dan profesional. Jangan pernah menyampaikan keunggulan produk dengan cara menjelekan produk kompetitor. Hal ini sangat tidak etis untuk dilakukan.
3. Problem Solver
Customer service yang baik adalah yang dapat memenuhi kebutuhan konsumen dan menyelesaikan segala permasalahan yang dihadapinya. Caranya yaitu jadilah pendengar yang baik. Dengar dan catat apa yang disampaikan oleh konsumen, sehingga Anda dapat mengambil benang merahnya dan menemukan solusi yang tepat.
Jika Anda belum bisa menemukan solusi dari masalah yang disampaikan konsumen, jangan ragu untuk bertanya atau meminta bantuan pada rekan atau atasan Anda.
Jika permasalahan konsumen tidak dapat diselesaikan saat itu juga, berilah tengat waktu kapan perkiraan masalahnya dapat diselesaikan. Mintalah nomor telepon atau alamat e-mail konsumen agar dapat dihubungi terkait masalahnya. Tepatilah janji Anda untuk menghubungi konsumen pada waktu yang telah ditentukan. Meski masalah belum tentu sepenuhnya selesai, tetapi dengan memberi tahu perkembangannya, konsumen akan merasa keluhannya dihargai dan ditangani dengan baik.
4. Jaga Profesionalitas Kerja
Customer service juga manusia, mungkin itu yang ada di hati Anda ketika merasakan lelah dan jenuh menghadapi konsumen dengan segala permintaan dan permasalahannya, sedangkan Anda sebagai pribadi pun tentu memiliki masalah sendiri. Kesampingkan hal ini sejenak. Ketika memilih profesi ini tentu Anda sudah tahu konsekuensi yang harus dihadapi, maka jalani tugas Anda dengan baik. Bukan semata-mata untuk konsumen, tetapi untuk menjaga profesionalitas yang akan mempengaruhi pada penilaian produktivitas kinerja Anda.
