Bernas.id – Setiap transaksi jual beli dilakukan, tentunya ada aktivitas pencatatan yang menjadi bukti transaksi. Bukti tersebut dapat digolongkan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Pada umumnya, kita mengenal dua jenis transaksi; internal (transaksi yang terjadi di dalam perusahaan) dan eksternal (transaksi yang terjadi dengan pihak di luar perusahaan).
Dengan kata lain, bukti transaksi merupakan bukti tertulis yang merekap seluruh aktivitas transaksi yang ada di dalam sebuah perusahaan atau sebuah bisnis. Bukti transaksi ini akan meminimalisir kemungkinan terburuk yang berpotensi terjadi pada masa yang akan datang.
Fungsi & Tujuan Bukti Transaksi
Bukti transaksi yang sudah didapatkan adalah pegangan atau bukti untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam penyusunan laporan administrasi keuangan. Dalam laporan tersebut, nantinya akan diketahui pihak yang terlibat dalam terjadinya transaksi, serta dapat menghindari terjadinya duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Bukti transaksi juga dapat mengurangi potensi kekeliruan dengan cara mencatat transaksi dalam bentuk tertulis.
Baca juga: Halo Pengusaha, Mulailah Digitalisasi Bisnis agar Tidak Ditinggal Pelanggan
Jenis Bukti Transaksi
Dari sifatnya, bukti transaksi terbagi menjadi dua jenis, antara lain:
- Bukti transfer internal
Transaksi dalam konteks ini dilakukan oleh personalia perusahaan dan terjadi di dalam perusahaan. Jenis transaksi internal memiliki orientasi terhadap perubahan posisi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Bukti transaksi internal ini bisa dicontohkan seperti memo dari pimpinan sebuah perusahaan kepada karyawan kantor. - Bukti transaksi eksternal
Bukti transaksi ini berupa bukti pencatatan transaksi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak di luar perusahaan. Bentuknya bermacam-macam, seperti kuitansi, cek, nota kredit, faktur, nota debet, dan lain-lain.
Baca Juga: Ingin Bisnis Ekspor Modal Kecil Anti Gagal? Ini Strateginya!
Macam-macam Bukti Transaksi
Macam-macam bukti transaksi ada banyak jenisnya, yang paling sering digunakan yaitu sebagai berikut:
- Nota Debet; dokumen transaksi yang digunakan untuk mengajukan pengurangan harga kepada penjual. Berisi informasi yang menjelaskan pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
- Faktur; dokumen tertulis tentang jumlah dan harga barang yang telah dijual. Dokumen ini diberikan penjual kepada pembeli. Memiliki fungsi untuk memberi pertimbangan kepada pembeli dalam meneliti kembali barang-barang yang sudah dibeli.
- Nota Kredit; bukti transaksi dari barang jualan yang telah diterima, dalam hal ini merupakan tahapan pengambilan barang. Nota kredit ini memiliki fungsi sebagai alat persetujuan atas permintaan pembeli agar penjual mengurangi harga karena barang yang sampai memiliki kerusakan atau tidak memenuhi ekspektasi atau tidak sama dengan yang dipesan pembeli.
- Nota Kontan; bukti pembayaran yang berasal dari penjual untuk pembeli sebagai bukti administrasi atas transaksi barang secara tunai.
- Kuitansi; bukti transaksi terkait penerimaan sejumlah uang. Kuitansi ditandatangani oleh pihak penerima uang dan selanjutnya diberikan kepada yang melakukan proses pembayaran.
- Cek; bukti tertulis berisi perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak berwenang yang mempunyai rekening di sebuah bank, bertujuan agar bank tersebut memberikan sejumlah uang sesuai dengan yang tertulis kepada si pembawa cek atau kepada nama yang tercantum dalam cek tersebut.
- Bukti Memorandum; dibuat oleh pemimpin sebuah perusahaan atau orang yang diberikan kewenangan untuk sebuah kejadian-kejadian yang berlangsung dalam internal perusahaan. Contohnya, memo untuk pencatatan gaji pegawai yang harus dilunasi di akhir periode.
- Bilyet Giro; bukti transaksi untuk memindahkan sejumlah uang dari rekening seorang nasabah sebuah bank kepada rekening penerima yang namanya tercatat dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain.
- Bukti Kas Keluar; bukti transaksi mengenai pengeluaran kas ataupun pembayaran. Pada umumnya kas digunakan untuk pembayaran peralatan, biaya perlengkapan, dan semua hal yang dibutuhkan oleh kantor. Bukti transaksi ini mesti memiliki keterangan yang cukup lengkap, mulai dari nama, tanggal, keterangan kegiatan, dan selanjutnya ditandatangani oleh otoritas keuangan di perusahaan. Bukti inilah yang dapat digunakan akuntan untuk penyusunan laporan keuangan sebuah perusahaan dengan jumlah kecil. Contohnya yaitu kuitansi dari kreditur atau nota kontan asli.
- Rekening Koran; bukti transaksi untuk mutasi kas di sebuah bank yang dirancang oleh pihak bank kepada nasabah-nasabahnya.
- Bukti Setoran Bank; slip setoran yang disiapkan pihak bank untuk digunakan setiap melakukan setoran uang kepada bank, contohnya saat melakukan investasi.
- Bukti Kas Masuk; catatan tertulis mengenai penerimaan uang kas berikut buktinya. Bukti ini digunakan hanya oleh pihak internal perusahaan dan juga sebagai data kumpulan arsip. Kas ini dapat didapatkan dari uang tunai yang diberikan customer dalam bentuk bunga, jenis investasi, cicilan, dan lainnya. Contoh bukti kas masuk yaitu nota dan kuitansi.
Demikianlah penjelasan mengenai bukti transaksi yang disertai dengan jenis dan contohnya. Semoga menambah wawasan kita semua.
