BERNAS – Pernah tidak, kamu merasa was-was saat membagikan file Google Docs ke banyak orang? Takutnya, ada yang sembarangan mengedit atau menghapus isi dokumen penting milik kamu. Nah, biar kamu lebih tenang, kamu bisa banget loh mengatur siapa saja yang bisa mengedit Google Docs tersebut.
Cara setting mengedit Google Docs hanya untuk orang tertentu sebenarnya gampang banget. Kamu hanya perlu beberapa klik untuk memastikan bahwa hanya orang yang kamu percaya saja yang bisa mengubah isi dokumen kamu. Yuk, kita bahas langkah-langkahnya secara rinci!
Mengatur Akses Edit di Google Docs
Sebelum masuk ke langkah-langkah praktis, penting untuk kamu pahami bahwa pengaturan akses di Google Docs dibagi menjadi tiga level: Viewer (melihat saja), Commenter (komentar saja), dan Editor (bisa mengedit). Nah, kita akan fokus ke bagaimana cara memberikan hak akses Editor hanya ke orang tertentu.
1. Buka Dokumen Google Docs
Langkah pertama, tentu saja kamu harus membuka file Google Docs yang ingin kamu atur aksesnya. Pastikan kamu sudah login ke akun Google milik kamu, ya.
2. Klik Tombol “Share” di Pojok Kanan Atas
Setelah dokumen terbuka, arahkan kursor ke pojok kanan atas dan klik tombol “Share”. Nanti akan muncul jendela pop-up yang menampilkan informasi siapa saja yang sudah memiliki akses ke dokumen tersebut.
3. Tambahkan Alamat Email Orang Tertentu
Di jendela “Share“, kamu bisa mengetik alamat email orang yang ingin kamu beri akses edit. Pastikan kamu memilih level akses sebagai “Editor” agar mereka bisa mengedit dokumen. Kalau cuma ingin mereka melihat atau memberi komentar, tinggal pilih “Viewer” atau “Commenter”.
4. Nonaktifkan Akses Link Umum
Secara default, Google Docs kadang memberikan akses “Anyone with the link“. Nah, supaya hanya orang tertentu saja yang bisa edit, kamu harus ubah setting ini menjadi “Restricted“. Caranya adalah klik bagian yang bertuliskan “Anyone with the link“, lalu pilih “Restricted“.
5. Kirim Undangan Akses
Kalau sudah menambahkan alamat email dan mengatur hak akses, jangan lupa klik tombol “Send” agar undangan terkirim. Orang tersebut akan menerima email yang berisi tautan ke dokumen kamu beserta hak akses yang telah kamu tentukan.
Baca Juga: Cara Mengedit Google Docs Secara Offline dengan Mudah
Tips Tambahan Supaya Dokumen Aman
Selain cara setting mengedit Google Docs hanya untuk orang tertentu, ada beberapa trik tambahan yang bisa kamu gunakan supaya dokumen tetap aman dan tidak sembarangan diubah orang lain.
1. Cek Riwayat Revisi
Google Docs punya fitur yang sangat berguna yaitu “Version History“. Dengan fitur ini, kamu bisa melihat siapa yang mengubah apa dan kapan. Jadi, kalau ada kesalahan, kamu bisa mengembalikannya ke versi sebelumnya.
2. Gunakan Fitur Komentar untuk Kolaborasi
Kalau kamu cuma ingin masukan dari teman atau kolega, lebih baik beri akses sebagai “Commenter” saja. Mereka bisa memberi komentar tanpa bisa mengubah isi dokumen asli kamu.
3. Batasi Akses Saat Proyek Selesai
Setelah proyek selesai atau dokumen sudah tidak perlu diedit lagi, kamu bisa mencabut hak akses edit dari orang-orang tersebut. Cukup klik “Share” lagi, lalu ubah peran mereka atau hapus dari daftar.
Gunakan Fitur Google Docs dengan Cerdas
Nah, sekarang kamu sudah tahu cara setting mengedit Google Docs hanya untuk orang tertentu. Dengan fitur ini, kamu bisa bekerja lebih tenang dan fokus tanpa takut dokumen kamu diacak-acak orang.
Kalau kamu suka bekerja secara digital dan kolaboratif seperti ini, ada baiknya kamu mempertimbangkan untuk memperdalam skill kamu di dunia digital. Yuk, ikuti Sertifikasi Digital Marketing dari Universitas Mahakarya Asia.
Kalau kamu serius ingin jadi ahli digital dan menguasai tools seperti Google Docs hingga manajemen proyek online, kuliah di Universitas Mahakarya Asia bisa jadi pilihan tepat. Yuk daftar sekarang melalui PMB UNMAHA. Atau kamu bisa juga langsung chat admin lewat WhatsApp. Selain kuliah, kamu juga bisa banget lho jadi reseller laptop dari ADOLO.ID. Tidak perlu modal besar, tapi potensi cuannya lumayan banget.
Universitas Mahakarya Asia juga punya jurusan Manajemen yang keren banget untuk kamu yang ingin jadi pemimpin masa depan. Dengan menguasai cara setting mengedit Google Docs hanya untuk orang tertentu dan terus mengembangkan kemampuan digital kamu, masa depan kamu bisa makin cerah. Jadi, yuk manfaatkan kesempatan ini dan wujudkan mimpimu mulai sekarang!***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma
