BERNAS.ID – Membuat chatbot WhatsApp memang bisa jadi sangat mudah, atau sangat sulit. Semuanya tergantung metode yang Anda pilih dan seberapa dalam Anda ingin terlibat dalam proses pembuatan.
Apakah Anda berencana untuk membuat WhatsApp chatbot yang bisa banyak disesuaikan dengan model bisnis Anda? Ataukah Anda sudah cukup puas dengan pilihan fitur yang ditawarkan oleh software WhatsApp chatbot yang tersedia di pasaran? Belum lagi perkara coding; lebih baik pakai platform tanpa coding atau yang pakai?
Pembuatan chatbot WhatsApp memang membutuhkan perencanaan yang matang. Sebelum memulai, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor. Berikut lima aspek kunci yang harus Anda perhatikan:
Baca Juga : Merevolusi Koneksi Pelanggan: Kekuatan CRM WhatsApp
1. Fungsi dari Chatbot Anda
Rencananya, akan digunakan untuk apa chatbot WhatsApp Anda? Apakah hanya sebagai pengirim pesan otomatis ketika Anda dan tim sedang tidak bisa membalas customer, ataukah Anda juga ingin chatbot Anda bisa mengumpulkan data dari pesan yang dikirimkan customer?
Jawaban-jawaban dari pertanyaan di atas akan sangat menentukan desain awal chatbot Anda. Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa mulai dengan membuat daftar fitur ideal yang Anda inginkan dari chatbot WhatsApp Anda.
Berikut beberapa ide fitur yang bisa Anda pertimbangkan:
• Formulir Pendaftaran Otomatis: Mengumpulkan informasi dari pelanggan untuk pendaftaran acara, kursus, atau layanan.
• Penjadwalan Janji Temu: Memungkinkan pelanggan untuk memilih waktu janji temu dan menerima konfirmasi otomatis.
• Pengingat dan Notifikasi: Mengirimkan pengingat otomatis tentang janji temu, pembayaran, atau deadline.
• Pelacakan Pesanan: Menyediakan update status real-time tentang pengiriman atau status pesanan.
• Tanya Jawab Interaktif: Mengarahkan pelanggan melalui proses troubleshooting atau penyelesaian masalah dengan langkah-langkah interaktif.
2. Aplikasi Chatbot Pilihan
Aplikasi chatbot WhatsApp yang Anda pilih bisa berdampak banyak pada proses bisnis Anda. Tidak hanya itu, aplikasi chatbot yang Anda pilih juga dapat mempengaruhi pengeluaran bisnis Anda secara jangka panjang. Biasanya, skenario tersebut akan terjadi ketika Anda memutuskan untuk berlangganan aplikasi chatbot WhatsApp.
Apakah berarti lebih baik mengembangkan chatbot WhatsApp sendiri daripada berlangganan pada layanan yang sudah ada? Belum tentu.
Biaya yang dibutuhkan untuk membuat chatbot WhatsApp sendiri tidaklah sedikit. Walau memang tak dapat dipungkiri bahwa ada beberapa kelebihan tersendiri jika memilih opsi ini, seperti bisa lebih leluasa membuat kustomisasi berdasarkan kebutuhan bisnis Anda dan tidak ada biaya langganan yang perlu dikeluarkan.
3. Desain Alur Kerja Chatbot
Sebagaimana karyawan yang memiliki job description, chatbot pun memerlukan panduan lengkap dalam menjalankan prosesnya. Kunci dalam membuat desain alur kerja chatbot WhatsApp terletak pada fungsi chatbot yang Anda sudah tetapkan di awal.
Misalnya, jika Anda ingin chatbot berfungsi seperti resepsionis virtual, maka Anda perlu menetapkan alur kerja yang serupa. Dalam peran ini, chatbot harus menyambut customer, menanyakan kebutuhannya, memberikan informasi yang relevan, dan juga berkoordinasi dengan tim terkait jika diperlukan.
Baca Juga : MoEngage Luncurkan Integrasi WhatsApp Business Terbaru untuk Perusahaan
Tentunya, peran yang akan diemban oleh chatbot akan berbeda jika Anda ingin chatbot WhatsApp Anda untuk berfungsi seperti bagian dari tim pengiriman barang Anda.
Chatbot Anda mungkin akan lebih banyak mengirimkan update kepada pelanggan mengenai estimasi waktu kedatangan barang, dan setiap perubahan status yang mungkin terjadi selama proses pengiriman.
4. Integrasi Chatbot dengan Aplikasi Lain
Ada baiknya sejak awal mendesain chatbot, sudah dipertimbangkan apakah Anda berniat untuk melakukan integrasi chatbot dengan aplikasi lain.
Misalnya, Anda ingin chatbot WhatsApp Anda bisa terintegrasi langsung dengan dashboard online marketplace seperti Shopee atau Tokopedia.
Atau, mungkin Anda ingin chatbot WhatsApp yang bisa sekaligus digunakan di platform lain seperti Instagram.
Aspek ini harus dipertimbangkan dari awal karena mengintegrasikan chatbot dengan aplikasi lain memerlukan perencanaan teknis yang matang untuk memastikan chatbot dapat berfungsi secara efektif tanpa ada masalah kompatibilitas.
5. Gaya Bahasa dan Komunikasi Chatbot
Gaya bahasa dan komunikasi chatbot perlu diperhatikan juga saat membuat chatbot WhatsApp. Biasanya hal ini sangat ditentukan oleh profil target pasar mayoritas customer Anda.
Jika Anda lebih banyak melayani pekerja kantoran multinasional, menyediakan layanan dalam beberapa bahasa sekaligus, seperti Indonesia, Inggris, Mandarin, dan Jepang, mungkin akan menjadi pilihan yang tepat. Bahasa yang digunakan pun akan lebih baku tentunya.
Sebaliknya, jika bisnis Anda lebih banyak melayani ibu rumah tangga, menggunakan bahasa yang lebih supel mungkin akan lebih cocok. Chatbot juga mungkin harus lebih proaktif dalam mencatat kebutuhan customer untuk memastikan kepuasan mereka. (***)
