Inilah Pedoman Komunikasi untuk Mengasah Kecerdasan Berkomunikasi

Bernas.id – Komunikasi setua peradaban manusia. Kebutuhan umum akan perlindungan mengarah pada kehidupan kelompok. Seiring berkembangnya kehidupan kelompok, bentuk-bentuk komunikasi juga berkembang. Komunikasi itu berupa kode, indikasi, isyarat, dan ekspresi.

Lambat laun dengan bertambahnya jumlah penduduk, pembagian kerja, pertukaran ekonomi, dan lain-lain, diperlukan perkembangan bahasa. Di dunia sekarang ini, komunikasi merupakan kebutuhan vital dari setiap Langkah dalam setiap kegiatan industri atau komersial.

Baca juga: Jurusan Ilmu Komunikasi: Info Kuliah, Pekerjaan, dan Universitas

Daftar Isi :

1. Apa itu Komunikasi?
2. Tujuan Komunikasi
3. Karakteristik Komunikasi
4. Pedoman Komunikasi Efektif
5. Komponen Proses Komunikasi
6. Fungsi Komunikasi

Apa itu Komunikasi?

Kata 'komunikasi' berasal dari kata Latin communis, yang berarti umum. Istilah komunikasi mengacu pada berbagi ide yang sama. Dengan kata lain, itu adalah transmisi dan interaksi fakta, ide, pendapat, perasaan atau sikap. Komunikasi adalah inti dari manajemen. Fungsi dasar manajemen (perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan dan pengendalian) tidak dapat dilaksanakan dengan baik tanpa komunikasi yang efektif.

Singkatnya, Komunikasi adalah proses penyampaian ide, pandangan, fakta, informasi dan pemahaman dari satu orang ke orang lain. Proses ini diperlukan untuk membuat bawahan memahami apa yang diharapkan manajemen dari mereka.

Menurut Koontz dan O'Donnel, Komunikasi dapat dipahami sebagai “sebagai pertukaran informasi setidaknya antara dua orang dengan maksud untuk menciptakan pemahaman dalam pikiran orang lain, apakah itu menimbulkan konflik atau tidak.”

'Informasi' dan 'Komunikasi' sering digunakan secara bergantian, tetapi keduanya menandakan hal yang sangat berbeda. Informasi diberikan; komunikasi sedang berjalan. Komunikasi adalah pertukaran dan aliran informasi dan ide dari satu orang ke orang lain; itu melibatkan pengirim mengirimkan ide, informasi, atau perasaan ke penerima.

Komunikasi yang efektif terjadi hanya jika penerima memahami informasi atau gagasan yang tepat yang ingin disampaikan oleh pengirim.

Baca juga: Punya Keahlian di Bidang Komunikasi? Tidak Ada Salahnya Kuliah di Jurusan Perhotelan, Bahkan Prospeknya Menggiurkan

Tujuan Komunikasi

Orang-orang yang bekerja dalam organisasi harus diberi tahu bagaimana melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka dengan cara sebaik mungkin. Komunikasi memegang andil untuk menjalankan setiap tugas yang dikerjakan. Tujuan komunikasi dapat diringkas sebagai berikut:

1. Arus Informasi

Informasi yang relevan harus mengalir terus menerus dari atas ke bawah dan sebaliknya. Harus diperhatikan agar tidak ada yang salah informasi. Informasi tersebut harus menggunakan bahasa yang dapat dipahami dengan lebih baik. Informasi yang tepat harus mencapai orang yang tepat, pada waktu yang tepat melalui orang yang tepat.

2. Koordinasi

Melalui komunikasi akan didapat tujuan dalam bentuk kerja tim yang saling koordinasi secara efektif.

3. Keterampilan Pembelajaran

Komunikasi memfasilitasi aliran informasi, ide, keyakinan, persepsi, saran, pendapat, perintah dan instruksi dll. Pengalaman pengirim pesan tercermin di dalamnya dimana orang di pihak penerima dapat belajar dengan menganalisis dan memahaminya.

4. Mempersiapkan Orang untuk Menerima Perubahan

Komunikasi yang tepat dan efektif adalah alat penting untuk membawa perubahan menyeluruh dalam kebijakan, prosedur, dan gaya kerja organisasi dan lainnya untuk menerima dan merespons secara positif.

5. Mengembangkan Hubungan Manusia yang Baik

Adanya kesadaran akan kesulitan yang dialami seorang individu akan membuat mereka melakukan komunikasi sehingga akan mengarah pada promosi hubungan manusia yang baik.

6. Munculnya Gagasan

Komunikasi memfasilitasi mengundang dan mendorong ide-ide tertentu pada apapun. Ini akan mengembangkan pemikiran kreatif.

Baca juga: Hindari Kesalahan-Kesalahan dalam Komunikasi Agar Personal Branding Anda Berjalan Mulus

Karakteristik Komunikasi

Ciri-ciri komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi melibatkan setidaknya dua orang atau lebih.
2. Komunikasi pada dasarnya adalah proses dua arah. Ini tidak hanya berarti mengirim dan menerima pesan. Itu tidak lengkap kecuali dan sampai pesan telah dipahami oleh penerima dalam arti yang sama.
3. Komunikasi dapat berupa lisan maupun tertulis dengan mengambil beberapa bentuk, misalnya, perintah, instruksi, laporan, pertanyaan, dll.
4. Komunikasi hadir dalam semua hubungan manusia.
5. Komunikasi merupakan proses dinamis yang dipengaruhi oleh suasana hati dan pemikiran pengirim dan penerima.
6. Komunikasi berorientasi pada tujuan dan hanya efektif jika ada kesesuaian tujuan antara pengirim dan penerima.
7. Komunikasi memperoleh pengetahuan dari beberapa ilmu seperti antropologi (studi bahasa tubuh), sosiologi (studi perilaku manusia), psikologi (studi manusia), dll. Keterkaitan antara ilmu-ilmu ini membuat komunikasi menjadi efektif.
8. Mempengaruhi perilaku manusia yang menciptakan hubungan antarpribadi.
9. Ada aliran informasi yang melingkar dalam proses komunikasi. Setelah umpan balik, penerima pesan asli diminta untuk mengirimkan pesan lain. Respon tersebut menunjukkan keberhasilan komunikasi.
10. Pedoman Komunikasi Efektif.

Baca juga: 5 Tips yang Akan Meningkatkan Personal Branding Anda Melalui Keterampilan Komunikasi

Pedoman dalam Berkomunikasi

Berikut adalah pedoman komunikasi yang harus diperhatikan agar tidak terjadi kesalahpahaman:

1. Pilih Cara yang Tepat

Cara dan cara komunikasi yang tepat dipilih setelah mempertimbangkan berbagai faktor seperti biaya, sumber daya, ukuran dan kebijakan organisasi, dll.

2. Ingat Pesan yang Anda Sampaikan

Sangat penting untuk bertanggung jawab atas apa yang kita katakan. Kata ganti orang harus digunakan untuk memberikan kredibilitas pada pesan.

3. Menawarkan Informasi Lengkap dan Relevan

Pesan tidak boleh dibiarkan tidak lengkap. Ini dapat menciptakan hambatan besar dalam komunikasi jika pesan tidak lengkap. Untuk komunikasi yang efektif, pesan harus relevan dan lengkap. Itu harus didukung oleh fakta dan pengamatan. Itu harus direncanakan dan diatur dengan baik. Tidak ada asumsi yang harus dibuat oleh penerima.

4. Dapatkan Umpan Balik

Apakah pesan yang dikirim oleh pengirim dipahami dalam istilah yang sama oleh penerima atau tidak dapat dinilai dari umpan balik yang diterima. Umpan balik harus tepat waktu dan bersifat pribadi. Itu harus spesifik daripada umum.

5. Pikirkan Penerima

Empati dengan pendengar sangat penting untuk komunikasi verbal yang efektif. Pembicara harus melangkah ke posisi pendengar dan peka terhadap kebutuhan dan emosi mereka. Dengan cara ini dia dapat memahami berbagai hal dari sudut pandang mereka dan membuat komunikasi lebih efektif.

6. Kesesuaian Verbal dan Non-Verbal

Misalnya saat mengatakan 'ya' kepala kita harus selalu mengangguk ke atas. Ini menunjukkan ini kesesuaian verbal dan nonverbal.

7. Ulangi jika Perlu

Pengulangan umumnya dihindari tetapi dalam banyak kasus pesan harus diulang untuk konfirmasi dan umpan balik dan untuk memeriksa apakah bagian penting dari pesan tidak hilang.

8. Jangan Menghakimi

Penilaian biasanya didasarkan pada persepsi sendiri. Penilaian dan komentar yang tidak menguntungkan harus dihindari.

9. Bergantung pada Fakta

Fakta adalah cara terbaik untuk meyakinkan pendengar agar setuju dengan pesannya. Pesan yang tidak lengkap dengan asumsi tidak memiliki nilai. Saat mengirim pesan, pengirim harus selalu berusaha menyatakan fakta untuk mendukung pesannya.

Baca juga: Mau Kuliah Perhotelan? Inilah Mata Kuliah Jurusan Perhotelan di UNMAHA

Komponen Proses Komunikasi

Komunikasi adalah proses dimana satu orang menyampaikan makna dari satu orang ke orang lain. Ini adalah proses dua arah yang terjadi dalam hubungan antara pengirim dan penerima. Ini adalah proses yang berkelanjutan dan interpersonal. Proses komunikasi memiliki komponen-komponen berikut:

1. Pengirim atau Komunikator

Pengirim adalah karyawan yang memiliki ide, maksud, informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi. Dia adalah sumber, atau inisiator komunikasi. Dia memiliki sesuatu dengan maksud untuk dikomunikasikan. Komunikasi dimulai ketika pengirim mengidentifikasi kebutuhan untuk mengirim pesan berdasarkan alasan tertentu.

2. Pesan

Pengirim mengkodekan makna ke dalam pesan yang dapat dikirimkan. Pesan mewakili makna yang coba disampaikan oleh sumber.

3. Pengkodean

Fungsi pengkodean adalah untuk menyediakan bentuk di mana ide dan tujuan dapat diungkapkan sebagai pesan. Hasil dari proses encoding adalah pesan. Pengkodean melibatkan penerjemahan maksud atau ide pengirim ke dalam serangkaian simbol atau gerakan yang sistematis.

4. Saluran atau Media

Saluran adalah pembawa pesan. Ini adalah tautan yang menghubungkan sumber dan penerima. Dalam organisasi, saluran atau media dapat berbentuk komponen seperti komunikasi tatap muka, panggilan telepon, rapat, atau laporan tertulis lainnya.

5. Penerima

Penerima adalah individu yang indranya memahami pesan pengirim. Mungkin ada satu atau banyak penerima. Jika pesan tidak sampai ke penerima, komunikasi tidak selesai.

6. Decoding

Decoding adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi informasi yang bermakna. Penguraian kode adalah proses dua langkah:

1. Penerima harus terlebih dahulu memahami pesan; dan
2. Penerima kemudian harus menafsirkannya. Proses decoding sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti kebutuhan penerima, status, pengalaman masa lalu, faktor situasional, dll.

7. Kebisingan Komunikasi

Dalam komunikasi, kebisingan dapat dianggap sebagai faktor-faktor yang mengganggu atau mendistorsi pesan yang dimaksudkan. Kebisingan dapat terjadi pada setiap elemen komunikasi.

8. Umpan Balik

Umpan balik menyediakan tautan atau saluran bagi komunikator untuk mengetahui tanggapan penerima dan untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan telah menghasilkan perubahan yang diinginkan.

Umpan balik dapat datang dalam banyak cara. Dalam komunikasi tatap muka, umpan balik datang melalui ekspresi wajah penerima. Beberapa sarana umpan balik tidak langsung adalah faktor-faktor seperti penurunan produktivitas, kualitas produksi yang buruk, kurangnya koordinasi, ketidakhadiran, dll. Umpan balik dapat menyebabkan pengirim mengubah komunikasinya di masa depan.

Baca juga: Keterampilan Ini Harus Dimiliki dalam Public Speaking!

Fungsi Komunikasi

Fungsi komunikasi yaitu sebagai informasi, Kontrol, Motivasi dan Ekspresi Emosional dan Saling Ketergantungan. Berikut penjelasannya:

1. Informasi

Fungsi pertama dan terpenting dari komunikasi adalah memberikan informasi. Fungsi ini dilakukan dengan banyak cara. Sebelum memberikan atau menyampaikan suatu informasi, seseorang harus menerima, mengumpulkan atau menyaring informasi dari berbagai sumber, baik eksternal maupun internal, dan melalui berbagai media, verbal atau nonverbal, bahasa tubuh, bahasa isyarat atau alat bantu audio visual, buku , jurnal, surat kabar, iklan, brosur dll.

2. Kontrol

Fungsi komunikasi yang sangat penting berikutnya adalah untuk mengontrol 'perilaku anggota' dalam beberapa cara. Setiap organisasi memiliki sistem hierarkis dan pedoman formal yang harus diikuti oleh karyawan.

3. Motivasi

Semua bisnis berorientasi pada tujuan. Semua upaya yang mungkin harus dilakukan untuk mencapai target dalam kerangka waktu yang dipikirkan dengan matang. Untuk tujuan ini, tim pekerja perlu melakukan upaya terbaik mereka. Dengan kata lain, mereka harus dimotivasi.

4. Ekspresi Emosional dan Saling Ketergantungan

Dalam hubungan ini, perlu diperhatikan istilah 'Kecerdasan Emosional' yang juga menjadi judul buku Daniel Goleman tentang manajemen. Kecerdasan emosional, menurut Goleman, “berkaitan dengan seberapa baik kita mengelola kehidupan batin kita sendiri dan bergaul dengan orang lain”.

Ini sangat berkaitan dengan kesadaran diri, kemampuan untuk mengelola emosi diri sendiri dan orang lain, motivasi diri dan empati. Karakteristik atau kualitas ini memungkinkan seseorang untuk naik lebih tinggi di peringkat perusahaan daripada rekan kerja yang memiliki IQ superior.

Baca juga: Jadi Pengusaha Butuh Professional and Practise Mentor, Keduanya Ada di UNMAHA

Kesimpulan

Informasi, kontrol, motivasi, dan ekspresi emosional dan saling ketergantungan ini adalah empat fungsi utama komunikasi. Semuanya sama pentingnya. Tak satu pun dari mereka dapat dilihat atau dipahami secara terpisah dari yang lain. Dalam kelompok atau organisasi mana pun, kita perlu mempertahankan kontrol yang kuat, merangsang atau memotivasi anggota untuk melakukan, menyediakan sarana untuk ekspresi emosional dan saling ketergantungan dan membuat pilihan keputusan berdasarkan informasi.